企业档案归档难问题分析与对策

企业档案归档难问题分析与对策
,jd5[V3Ap;H0王娜 汉能控股集团有限公司
|[3ww7R0企业档案是企业在生产、经营等各项管理活动中形成的历史中国论文网qe7?cIg
记录，是企业宝贵的信息和知识资源。种类丰富且价值较高的档中国论文网v!T+Ir+iq
案是企业发展的“重要谋士”，档案统一集中保管，对于企业信中国论文网9G.`x P_y5T:bng
息资源集中和防止企业机密外泄有非常重要的意义。根据《档案
&] {8hj cU0I#[ zE0工作基本术语》（DA/T1—2000）中规定，归档是指“办理完毕中国论文网$SX4yz|Kb$@
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且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程”。中国论文网4@.m!@1aq
文件归档是档案管理业务流程中基础的工作环节，归档文件是否
Ih-I T1y/D0齐全完整决定了档案资源的数量和质量。但在实际档案工作中，中国论文网O]@O Dmv
档案归档工作的效果往往差强人意，造成了档案资源的不完整。中国论文网$mkBwQ| w#xg
归档难问题体现在业务部门归档不主动、归档文件质量不达
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H1G0标、归档范围不齐全等方面。档案的前身是文件或图纸等，产生

Xxf"Fr{$NU+}0于各个部门的业务流程中，经整理、鉴定归档后才能成为档案。
8liH;U}R0因此，企业中各个业务部门才是档案产生的主要来源，也是文件中国论文网,pG?\+fN4U$Y-@
归档的责任者。但由于工作职责等原因，业务部门往往不愿意将
.vfcGoU'~&f0本部门产生的有价值文件归档。其次，各个业务部门一般不设有
$b2nV];~M vG"?0S0档案专职人员，文件归档工作由本部门工作人员或兼职档案人员中国论文网_7Zf(yPA8G|t
负责。各个部门的工作人员业务知识精通，档案知识有所欠缺，
L&n3x[6R1d~"G0因此很难以从档案的专业角度整理文件，归档文件质量不合格的
O#eFY)_;c)d0情况非常普遍。再次，判断文件是否归档，要根据档案的多方面
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^4OR$U @0因素综合评价，业务部门仅从文件对本部门的作用大小出发，很中国论文网`w1L oS k!f-w+~W:~
难考虑到整个公司档案内容和载体的构成因素，往往会遗漏一些中国论文网7l-z8n(X:g\
文件。
vX(y%P(D-h:~0一、文件归档难问题的成因分析
0kRnT2X Z1y0f01.业务部门缺少归档意识中国论文网"Q PK8N])Ra
档案部门接收的档案大部分来源于各个业务部门日常管理活
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{$X{!u/}FD;L0动中，这些文件对于部门管理有一定的参考和借鉴作用，是本部门中国论文网"?N,f7lk&gh&r
工作人员的“资料库”。档案存放在本部门查找、利用较为方便，中国论文网0` d*F J8rQb9R7qQ
因此，很多业务部门不愿意将本部门文件归档整理后移交进档案
'{.W9w.WkAz'@0室，由档案室进行保管。其次，在企业档案利用过程中，档案借阅
,F!Tl+tI|8?]:y0流程繁琐，需经过各级领导层层审批，虽是本部门产生的业务档案
_ r2D2S,k;B7T(dA0在利用过程中，也要走借阅流程，因此，业务部门为方便本部门人中国论文网&eubl4X8}
员利用，不愿主动将档案归档并移交档案部门保管。

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myv m2M'Qg02.档案部门缺少科学的归档制度中国论文网;C,Ir5wR
档案部门是整个企业档案工作的中枢部门，需对产生档案的中国论文网]-Z\_b1fB
各个业务部门的档案工作进行监督和必要的业务指导。业务部门中国论文网1ID
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的兼职档案管理员档案业务知识较为薄弱，若档案部门无科学的
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aA.r_*g0文件归档制度，或规章制度对各个业务部门产生档案针对性不中国论文网4ucqH(s"V` X
强，造成各个业务部门对文件归档时间、范围不清楚，延误了文
Bt$G8Hx i-j0件归档时间。中国论文网Y"fW*O9rW3_ah
二、归档难问题的弊端分析中国论文网I`A+K9G%I
1.造成文件损坏甚至丢失中国论文网iD+~)`!Eq-Fpd
各业务部门保管本部门产生的档案，很难有充裕的资金建立
?DX0kZ0专门的档案室，并配备一定数量的档案装具和其他设施，如除湿
5r-V_ Jy;iC(N0器、干燥剂等。档案的载体大部分为纸张，对环境要求较高，长
L Cw:u8h-J$QH-[#G0期存放在不合适的环境中或装订材料不规范，将会缩短档案寿中国论文网q|7nd'm+{)I8v8v
命。由于无专人负责保管、提供借阅，档案借阅流程随意，易造中国论文网^+IO1twe"W
成档案文件丢失。
Mh^"g2DP02.档案资源保存重复，浪费人力物力
XD5UC"OXX$w0对于有交叉业务的相关部门，若各部门收集、保管本部门产
m.iW2}H9I G0生的文件，本着收集对本部门有参考利用价值文件的原则，易造
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|;rF0成文件收集重复，企业内部出现关于同一份文件一份原件，多份中国论文网z ^n6GGK
复印件的情况。从整个企业档案资源建设来看，造成档案资源种
"u0Cp#SXR]p^0类不全，量大而质不优的情况。中国论文网2B|` {K0Jm1_A
3.阻碍了企业内部档案资源共享
.G.Nzm`6}([4~(V0档案收集、保管的最终目的是为了提供利用，实现档案价值。中国论文网 bJC"@7?f]6k]
各业务部门档案工作各自为政，提高了跨部门利用档案的门槛，中国论文网3R,[Pn \^s
不易于实现企业内部有价值档案资源共享。各部门将各自产生档
e&}vy\t(C Na0案视为内部资源，导致企业内部形成档案信息封闭的局面，档案
K:I'grPt0资源无法充分发挥其最大价值。
$y*\'aEIX;p]!L04.档案数据备份方案欠缺中国论文网ZU1F
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档案是企业经营管理活动中产生的历史记录，具有唯一性和
"B9o Q u.PA*?!}xS0不可复制性。因此，在日常档案管理工作中要做好档案数据备份，
C&K D.@NDN0防止意外事件的发生，导致企业档案毁于一旦。各个业务部门保中国论文网K]lD7g
管各自产生的档案，大部分缺少数据备份方案，有些有备份措施中国论文网o0I x Z}#`
但因成本较高，备份措施可行性较低，难以实施。
5@1Ee.hkX4D0三、解决企业归档难问题的对策建议
Kxg,w'F*K!m b01.制定科学严谨的归档制度，给予业务部门支持
${qD(_vT/PN.n3J0企业内各个业务部门兼职档案管理员对本部门产生的文件
jWD$d*B2z0归档范围、时间不清楚，也是造成各个业务部门归档文件质量不
{8lB\&vZ^0规范、归档工作不主动的一个因素。档案管理部门需根据整个公
4h-RjFX Fh0司档案资源的产生及分布情况，有针对性地制定归档制度，明确中国论文网7oh~$X-Q8y2`
档案归档份数、归档整理方案、质量要求等方面要求，使各个业中国论文网#x.}:R)? Ukef
务部门在文件归档时有章可循。中国论文网2YYS@ g6G3u/U
档案部门除了制定严密的归档制度外，对各个业务部门在档
#crM!v%~f][.S0案业务上要给予必要的业务支持和技术指导，督促和指导业务部
-h3W`GH9tR0门档案归档业务的顺利开展，同时也可以减轻业务部门档案归档

k{T2`qakf#x t0工作产生的压力，保证归档工作能按时、高效、高质量地完成。中国论文网.I&S:fFd^6^"s"n
2.简化档案借阅程序，方便各部门借阅档案中国论文网V k_Tm`wEpz
档案作为本单位的“机密”资料，一旦移交进档案室再借阅中国论文网Q4ew'c8Z9B9`5fD
就要有层层审批，手续繁琐。因此，各业务部门不愿移交档案，中国论文网"sar `gd]g
很大程度上是因为档案放在本部门，查阅、利用较为方便。档案
-ux9D,Z T|0部门应简化档案借阅程序，缩短档案借阅等待时间。中国论文网V&BK7GN!k%T{{
3.转换档案工作模式，变被动为主动
aeg6F-rq|h0档案部门一向是企业内部默默无闻的部门，是被动接收文件中国论文网5[u:C^$c ff@5?
资料的部门，通常都是各部门移交多少档案资源，就接收多少，中国论文网/l z^!E$OD6T Vc/?
对档案缺失、质量不合格无有效措施。档案部门应发扬“走出去”中国论文网6YRl1U2L4H(j
的精神，主动关注企业近期的活动和发展方向，积极主动去收集
3C[!w"DVK0档案，真正做到文件前端控制，一旦有活动产生，主动找相关部
q d1F-w"ay X0门收集档案，并指导其将档案收集齐全、整理规范。
x+gCU(J5}0文件归档是档案收集的重要途径，档案部门应发挥主观能动中国论文网:| ?,u-F/xV
性积极主动配合相关部门，借助各种有利因素做好文件归档，丰
"Ja%e:P^}0富本单位档案信息资源，为企业发展提供重要的信息支持。