养老险档案作用与管理综述

养老险档案作用与管理综述
Lt;~b9].hxv0马 君中国论文网A i+@!\-E:p
（响水县劳动保险管理处 江苏响水 224600）
5Vv_x2jF0养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保
XT]/@AZ:zn0险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障中国论文网t1jn*gcSs*n;?9l'G
国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的养老保险工作中国论文网5R:J&On^Y
为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改
4GfiJ ]S{0制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保
"F!qzkh.Q ^)Br0险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往中国论文网O i.A fl1t#QAF8_
显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作中国论文网*_.\.[9` M{+}h8k
开展就较为被动。
?g.S ah&r:q0一、养老保险档案的构成与特点中国论文网-L|/m/V7C3Z0Mh
U-o
参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可中国论文网? M?3Z&WT"\l
以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形
e)?ML.i5F0成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声中国论文网/y4b'sGn]8qn
像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员
TSo S a-{\)K)C `0养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务
h `l
~:\|(J0记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、中国论文网L u `}B;\
台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书中国论文网:|6G0i)zUD Gp9}
面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点：中国论文网&V ~~sd[G/D R&B
1. 涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以中国论文网X`qm
H+`}4y;o|
及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险
|B*V3P[0档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。中国论文网3xs Lqv,FTr ||
2. 信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化
3~mKi$t CK{$Z0的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险
2mfT6]X$kk0档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。
n3A3v'jG03. 保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，
eI6y9s:V0对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在
%r1sT9C0uY3g.Z'z+t_0继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保中国论文网;^$d*P K H0^$sIK7D W(w
管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。
_:O:^zbo*bE!e04. 安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载中国论文网|M+Z6Yz9?v'@0et
的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数
p.K^xs;Vl r3k0确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工中国论文网%`$@:XhF$D-Hf
资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，
f#tz$K/k#~&z?2d0除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不
fQAW2CTK6E0法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。
7f fr7rmYI:QbE0二、养老保险档案的作用
K
T#o_v:t01. 养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据。养老保
}/e4|3a7G#pO0A0险各项业务的办理要有凭有据，要符合国家政策，要能经得起检查，
|"{'L/a:u3N-Oq\ R0养老保险档案就是养老保险管理工作的痕迹，必须要以准确、翔实
tgo-LayTa0和完整的记录，保障国家、企业和参保人员的合法权益。中国论文网}6Jf(Gb2k.oH%K$u
2. 养老保险档案是养老保险管理服务的延伸。准确完整的养老
]T;W7R_` En%o0保险档案不仅能提高业务经办效率，推动社保经办机构的服务工作，
9I3M#A~,c$u0也为领导决策提供了有说服力的依据，具有潜在价值向现实价值的
tT3EQWb;H0合理转化的功能。中国论文网U$Fw#_Y
3. 养老保险档案是提高统筹层次的必要条件。由于现有养老保
rwqOMV;m0险统筹层次的问题，各地养老保险信息不能互通，资源不能共享，中国论文网5|4Ai"T(iI;[
通过建立健全养老保险档案，就可以逐步解决数据共享问题，为提
D8~B9ud#@l'b:r0高统筹层次创造必要条件。
{ C*`u/cf1b%a04. 养老保险档案是整合社保档案的必要条件。由于各险种的统中国论文网a BGaG V
筹层次、归属经办部门不同一，目前要建立统一的社会保险档案有中国论文网'Vx q"wd
一定难度。但养老保险在社会保险中实施最早，数据最齐，具有不
/T Y5p1~r
Ec?0可动摇的基础地位，所以先建立和完善养老保险档案，同时其它险
%J-L`:A$z([Z0S9H0种依照各自特点和要求逐步建立健全各种台账，随着社会保险政策
\~6R4FE u:b%K|[v'D0的不断完善和统筹层次的不断提高，为最终形成一个完善的社会保
rj8G8PV0险档案创造必要条件。

E LOn)IPW0三、如何建立健全养老保险档案中国论文网n\
IYtpd"Z JK
1. 充分认识养老保险档案的重要性，加强基础管理。如果缺乏
p#xaY^)p3e0对养老保险档案的建立和管理重要性的认识，没有行之有效的档案
^ t9~xw[
c0管理机制，那么，即使给齐各种材料，档案也必定是丢三落四、杂
bbEZ0Y}#N0乱无章，那么养老保险档案只不过是沦落于形式而已，根本无法保
'DlKX(|^G q0证其能够充分发挥价值。所以要把养老保险档案管理列为一项基础
`Z'tfi6q3JGn0管理工作，是养老保险工作整体中不可分割的一部分，只有这样，
\5A H0wMg s9T!P"R w0才能以清醒的头脑和正视的态度去做好这项工作。
(d$Q{/F)}^
d$b!j*Q02. 对养老保险档案进行科学分类和有序整理。档案分类不仅是
2Og}:NH} |0档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具
tOy
\5^0有主导作用，养老保险档案同样如此。没有科学的分类，养老保险中国论文网NO(C%o7b*@
档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织，更不用说健全了。
8Sm#rCK6k0所以，确定分类标准，实现科学分类，是养老保险档案建立健全的中国论文网vF5_I-\Z6GR#}]
基础，引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和
fMe8~6T0地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、中国论文网]p&|[)J
实施时间等要素分类归档，对于经办机构和企业在养老保险管理工
;xbW!`_~3H0作中的各种记录，比如社会保险登记证、各类报表、说明或证明材中国论文网(xIU)^.xw@#_
料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与中国论文网;c|Kz ]RHi,z
I
参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户
}&o4|e%@nQ+B]a0转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案
t@~"Da%H)V0管理过程中，还应当注意有序整理。一是要规范编号，包括个人身中国论文网E/B"w\6x8~
份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等，在养老保险
;gXD?r?0档案管理中都要进行整理和规范。二是要把握业务规律，比如日常中国论文网HJQ3H d?S
业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。
I"M{/n+YYM!n?%g0三要做好动态管理，对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分中国论文网5^]C;g0@r;|w
类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态。

@e;k!M9v"sJX0四要做到常态管理，经常性、制度性的整理养老保险档案，保持档
(N$LhpkM\0案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。
;a|-xH/\F+j/{o8]03. 养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放中国论文网u)D)i?N5w"Z5D0}
和交接衔接。社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，中国论文网x"q6M]-V {/z*nZ
明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制中国论文网D c8nWO^
度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，中国论文网d*jgX1\,]
重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，中国论文网0{;BI h&V&Hmw/PNu
必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。中国论文网6zJ V
M&q)pc
这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后中国论文网*t%L8d)TXIl
续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局
4x3`+}JL"h8@0调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变
ei,W.[W#l8{d0迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任中国论文网n+]+u9C{'Dn-__k
者的工作开展带来了极大的困难，特别是例如农民合同工补缴花名
3\(e+k'?FZ)[0册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦
3l}U(q"TC!I0损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，中国论文网{Hlqc1Bas
可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行中国论文网,k7JM5j0YY]%y l
好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的中国论文网\rA1b&Q'R*T
延续性。
)\uOsJE7s04. 养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算中国论文网)P-ASWW!~
机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，中国论文网d?H4Q W7D!G0x
实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社
?K3J(](AB0会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，中国论文网$~yfC#C
q m)G5pzy
也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网
F My_(n0络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且中国论文网L9R'V5qr"z3]"R
在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。
&t#y%fz ]j0总之，要保证养老保险乃至整个社会保险工作的积极发展，强
_-YH g{Pu.H0化社保经办机构管理服务职能，增强服务手段，切实保障国家、企中国论文网A}n,V*M.nPd
业和参保人员的合法权益，就必须深刻认识养老保险档案的作用与中国论文网
G5I(j3L%X4?
意义，建立健全养老保险档案，在构建和谐社会的伟大进程中更好

p jb6G+C h-| f#B0}0地推动养老保险事业的发展。中国论文网ce@+c2S