养老险档案作用与管理综述

养老险档案作用与管理综述
4y&S/N"ul"LaC0马 君
u+{sWm9I2T0（响水县劳动保险管理处 江苏响水 224600）中国论文网vq!o!oQ y0@p
养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保中国论文网{i*s5?"J i J@
险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障中国论文网;We9g5yd4S1]j
国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的养老保险工作中国论文网n%XM,Qx7v`
为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改
#l9X8E~Vx:m4E@z0制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保
"T/~z'N hm0G0险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往
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xwZ/PS@ R0显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作
!ds7NF@Ac0开展就较为被动。中国论文网-d*D`6w3nKq\
一、养老保险档案的构成与特点中国论文网g(o
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参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可中国论文网6z&t-Ytb9DY
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以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形中国论文网 R'qrMW U!uW
成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声中国论文网'jY.Tb1Y4D3Z
像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员中国论文网Vq9cNo
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养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务
2foBz|} b#x;k5D0记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、
i G'D5c[.s L*mde0台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书中国论文网3Z|+R([(x7r
面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点：
f+Lo3[W^j5R#_01. 涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以中国论文网C,FV!@
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及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险
,m.PW8q!gE2p?0档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。中国论文网5kL~-nXA,Z
2. 信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化
&uW7U4wN7i&O+y!R0的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险中国论文网)nh I6_|Y/T
档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。
L)C2R e.P-L,T03. 保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，中国论文网&i9~u3l%^Z
对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在
B]w#a"|r0继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保中国论文网0\+u Mo n*p c
管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。
4@Q e s:j]6LFU7c04. 安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载
"L-j \+Mj`"C1d;VD3d.~0的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数中国论文网_4}E|.h,_Z
确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工中国论文网5T0A~6F)K*[e H2{+LTy~
资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，中国论文网U$a6e/U's+uB'{Yq#{I&O
除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不
f3KK6V2OP0法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。
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z"o$p0s!z j0二、养老保险档案的作用中国论文网(CS"J&]m$ZB
1. 养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据。养老保中国论文网
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险各项业务的办理要有凭有据，要符合国家政策，要能经得起检查，

s'?'em0?P%e(g*Tt0养老保险档案就是养老保险管理工作的痕迹，必须要以准确、翔实
6C\W%Z3P(m(N0和完整的记录，保障国家、企业和参保人员的合法权益。
g+D9`*|Z*z G02. 养老保险档案是养老保险管理服务的延伸。准确完整的养老
([8S\;td:F0保险档案不仅能提高业务经办效率，推动社保经办机构的服务工作，中国论文网BH2Ad^
也为领导决策提供了有说服力的依据，具有潜在价值向现实价值的
d-xR5f;T R"Fn[y0合理转化的功能。
\Qj"j]Ftl7D03. 养老保险档案是提高统筹层次的必要条件。由于现有养老保中国论文网-mZoF_9G,uu*o
险统筹层次的问题，各地养老保险信息不能互通，资源不能共享，
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@%D/?0通过建立健全养老保险档案，就可以逐步解决数据共享问题，为提
6{+H+a,CX0Y:`0高统筹层次创造必要条件。
_ V0bHwx04. 养老保险档案是整合社保档案的必要条件。由于各险种的统
(YW,bi3i#^Gs0筹层次、归属经办部门不同一，目前要建立统一的社会保险档案有
`+Lnz7_(K0一定难度。但养老保险在社会保险中实施最早，数据最齐，具有不
G!MPzEx0可动摇的基础地位，所以先建立和完善养老保险档案，同时其它险中国论文网.{ E"@4eGMo2t
种依照各自特点和要求逐步建立健全各种台账，随着社会保险政策中国论文网[Q.E?Js
的不断完善和统筹层次的不断提高，为最终形成一个完善的社会保中国论文网!QjL2aIiR2B1k ^
险档案创造必要条件。中国论文网:^A)D P]%y;rS)L7L
三、如何建立健全养老保险档案
Z2a6fm-B'{2X(T5Vf01. 充分认识养老保险档案的重要性，加强基础管理。如果缺乏中国论文网$E,x)ijVHIk i E F
对养老保险档案的建立和管理重要性的认识，没有行之有效的档案
v \;`$E*aI0管理机制，那么，即使给齐各种材料，档案也必定是丢三落四、杂中国论文网Imrh6yrNYc
乱无章，那么养老保险档案只不过是沦落于形式而已，根本无法保中国论文网+rIz?:R+aj
证其能够充分发挥价值。所以要把养老保险档案管理列为一项基础
:}9P ^R'D0管理工作，是养老保险工作整体中不可分割的一部分，只有这样，
7s2A{*P*uG.LE3i#L0才能以清醒的头脑和正视的态度去做好这项工作。中国论文网L\(uy7d"h;c
2. 对养老保险档案进行科学分类和有序整理。档案分类不仅是
$qw"DBO+l0档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具
B+O%h$b1[a`w_H$w0有主导作用，养老保险档案同样如此。没有科学的分类，养老保险
Muo US"U0档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织，更不用说健全了。
(P.pdcO/Px0所以，确定分类标准，实现科学分类，是养老保险档案建立健全的
g.F wb6c*D i0基础，引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和
LCOVe'x-fm*Y)W)l0地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、
{4X'{.w0j5UU @0实施时间等要素分类归档，对于经办机构和企业在养老保险管理工中国论文网)R.ZMu\-\ i
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作中的各种记录，比如社会保险登记证、各类报表、说明或证明材中国论文网$H])]z:z
料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与中国论文网a;w\&xR4e
参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户中国论文网,Y I9\ E:A`0Tj
转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案
\/Fl R#M0管理过程中，还应当注意有序整理。一是要规范编号，包括个人身
oJ]R9G;l6oD0份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等，在养老保险中国论文网:TlW9o1{"r5i
档案管理中都要进行整理和规范。二是要把握业务规律，比如日常中国论文网
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业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。
6L\Y uG0三要做好动态管理，对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分
/qn;Y(k/Ec`\7q0类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态。
;ur.IP7R\0四要做到常态管理，经常性、制度性的整理养老保险档案，保持档中国论文网i7G$UO,Q#sI
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案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。
1x!~JU;w PKm03. 养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放
9F }'[4F,h~0和交接衔接。社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，
1Jelz9x Y9J#L+@j0明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制中国论文网 { MNf,V4y-?8HBf
度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，中国论文网 ?7Dy5t{ L
重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，中国论文网7u![L@1n
必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。中国论文网
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这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后中国论文网k{ Q7Y[Z,ohZ y
续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局
g/D^? \*Oc0调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变
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Y3ha FA0迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任中国论文网N
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者的工作开展带来了极大的困难，特别是例如农民合同工补缴花名
m NV.X.Np+I ^0册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦中国论文网 T_Io m!u8?
损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，
1W6Qf1w2^H2[N*c&uK0可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行
K"nV@"IT:W8e0好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的中国论文网!|s.T.q1C-fv
延续性。
3Hk#HoD|2T"k)d04. 养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算中国论文网 m:A2b!|`j!\_&y
机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，中国论文网$D(m7hpsU
实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社中国论文网+q~6?v&}I Uu2C2N
会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，中国论文网e)U0g_ i^Ui;t
也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网
;ra]tW rc%a8m0络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且
qN^4`%p#z,]0在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。中国论文网@3x.W;`.V S
总之，要保证养老保险乃至整个社会保险工作的积极发展，强
TXLnM,i X-x0化社保经办机构管理服务职能，增强服务手段，切实保障国家、企中国论文网QL?w%Z`e5lNtE
业和参保人员的合法权益，就必须深刻认识养老保险档案的作用与中国论文网&H~eUpM:?#rn
意义，建立健全养老保险档案，在构建和谐社会的伟大进程中更好中国论文网[!p0m4l:}LCqw
地推动养老保险事业的发展。
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